Al lado de la junta general, como órgano encargado de la adopción de los acuerdos sociales, los estatutos deben establecer el modo de organizar la administración de la sociedad, teniendo en cuenta que toda modificación posterior, constituya o no modificación de los estatutos, deberá consignarse en escritura pública e inscribirse de nuevo en el Registro Mercantil.

Formas de administrar la sociedad

La administración de la sociedad se podrá confiar a un administrador único, a varios administradores que actúen solidaria o conjuntamente, o a un Consejo de Administración:

A.- Administrador Único. En este caso, las funciones propias de la administración, así como las responsabilidades derivadas de sus actos u omisiones, recaen en una sola personal física, denominada Administrador.

B.- Varios Administradores. En este supuesto caben, a su vez, diversas alternativas en función del modo en que se organizan las diversas personas que intervienen en la administración.

B1. Organización en un Órgano Colectivo. Dicho órgano se denomina Consejo de Administración.  Debe estar previsto en los estatutos y estará formado por un mínimo de tres miembros y un máximo de doce. No es habitual en las sociedades limitadas ya que no resulta eficiente para la toma rápida de decisiones en sociedades de reducida dimensión. Además, no está permitido para la Sociedad Limitada Nueva Empresa.

B2. Organización no Colegial. En este caso puede optarse, a su vez, por dos tipos diferentes de organización:

• Administración Mancomunada. En este caso hay varios administradores, pero para adoptar cualquier acto de administración es necesaria la voluntad (la firma) de al menos dos administradores mancomunados.
• Administración Solidaria. En este supuesto cabe la posibilidad de que cada uno de los administradores solidarios actúe independientemente, obligando al resto. Esta es la forma de organización de máxima confianza y, en contrapartida, la más peligrosa.

¿Quién puede ser administrador?

Si bien lo habitual es que alguno de los socios asuma esta competencia, cabe que el administrador sea una persona física o jurídica que no sea socio.

Existen ciertas prohibiciones e incompatibilidades con el cargo. Así, no pueden ser administradores los menores de edad no emancipados, los judicialmente incapacitados, los condenados por determinados delitos, los funcionarios al servicio de la Administración con funciones relacionadas con las propias de la sociedad, etc. Además, el administrador no podrá dedicarse, por cuenta propia o ajena, a la misma o análoga actividad que constituya el objeto social de la sociedad, salvo autorización expresa de la sociedad.

Nombramiento y aceptación

La competencia para el nombramiento de los administradores corresponde a la junta general de socios y surtirá efecto desde el momento de su aceptación. También podrán ser nombrados suplentes de los administradores para el caso de que cesen por cualquier causa uno o varios de ellos. El nombramiento y aceptación de los suplentes como administradores se inscribirán en el Registro Mercantil una vez producido el cese del anterior titular.

Inscripción del nombramiento

El nombramiento de los administradores, una vez aceptado, deberá ser inscrito en el Registro Mercantil dentro de los diez días siguientes a la fecha de la aceptación, haciendo constar la identidad de los nombrados y, en relación a los administradores que tengan atribuida la representación de la sociedad, si pueden actuar por sí solos o necesitan hacerlo conjuntamente.

Remuneración de los administradores

El cargo de administrador es gratuito, a menos que los estatutos sociales establezcan lo contrario determinando el sistema de remuneración, que podrá consistir, entre otros, en uno o varios de los siguientes:

• una asignación fija,
• dietas de asistencia,
• participación en beneficios (el porcentaje máximo de participación en ningún caso podrá ser superior al diez por ciento de los beneficios repartibles entre los socios)
• retribución variable con indicadores o parámetros generales de referencia,
• indemnizaciones por cese, siempre y cuando el cese no estuviese motivado por el incumplimiento de las funciones de administrador y los sistemas de ahorro o previsión que se consideren oportunos.

El importe máximo de la remuneración anual del conjunto de los administradores en su condición de tales deberá ser aprobado por la junta general y permanecerá vigente en tanto no se apruebe su modificación.

Duración del cargo

Los administradores ejercerán su cargo por tiempo indefinido, salvo que los estatutos establezcan un plazo determinado, en cuyo caso podrán ser reelegidos una o más veces por períodos de igual duración.

Ahora bien, para garantizar su continuidad hasta la rendición de cuentas, el nombramiento de los administradores caducará cuando, vencido el plazo, se haya celebrado junta general o haya transcurrido el plazo para la celebración de la junta que ha de resolver sobre la aprobación de las cuentas del ejercicio anterior.

Cese y dimisión de los administradores

Los administradores podrán ser separados de su cargo en cualquier momento por la junta general aun cuando la separación no conste en el orden del día. Los estatutos podrán exigir para el acuerdo de separación una mayoría reforzada que no podrá ser superior a los dos tercios de los votos correspondientes a las participaciones en que se divida el capital social.

También podrán dejar el cargo voluntariamente, presentando escrito de renuncia y notificándolo fehacientemente a la sociedad.

Todos estos supuestos deben inscribirse en el Registro Mercantil.

FUNCIONES

Las funciones del administrador abarcan las facultades de gestión y representación de la sociedad. Entre las primeras se encarga fundamentalmente de convocar la junta general, la formulación de las cuentas anuales y el informe de gestión, el depósito de las cuentas en el Registro Mercantil. Entre las segundas, como órgano de representación externo, representa a la sociedad dentro y fuera de juicio, quedando la sociedad obligada frente a terceros que hayan obrado de buena fe y sin culpa grave, aún cuando se desprenda de los estatutos inscritos en el Registro Mercantil que el acto no está comprendido en el objeto social.

DEBERES DEL ADMINISTRADOR

Los administradores deberán desempeñar el cargo con diligencia, con la dedicación adecuada y adoptarán las medidas precisas para la buena dirección y el control de la sociedad, para lo cual puede recabar de la sociedad toda la información que le sea necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones.

Además, debe actuar con lealtad, obrando de buena fe y en el mejor interés de la sociedad.

En particular, el deber de lealtad obliga al administrador a:

• No ejercitar sus facultades con fines distintos de aquéllos para los que le han sido concedidas.
• Guardar secreto sobre las informaciones, datos, informes o antecedentes a los que haya tenido acceso en el desempeño de su cargo, incluso cuando haya cesado en él, salvo en los casos en que la ley lo permita o requiera.
• Abstenerse de participar en la deliberación y votación de acuerdos o decisiones en las que él o una persona vinculada tenga un conflicto de intereses, directo o indirecto. Se excluirán de la anterior obligación de abstención los acuerdos o decisiones que le afecten en su condición de administrador, tales como su designación o revocación para cargos en el órgano de administración u otros de análogo significado.
• Desempeñar sus funciones bajo el principio de responsabilidad personal con libertad de criterio o juicio e independencia respecto de instrucciones y vinculaciones de terceros.
• Adoptar las medidas necesarias para evitar incurrir en situaciones en las que sus intereses, sean por cuenta propia o ajena, puedan entrar en conflicto con el interés social y con sus deberes para con la sociedad.

Además, debe de evitar situaciones de conflicto, lo que obliga al administrador a abstenerse de:

• Realizar transacciones con la sociedad, excepto que se trate de operaciones ordinarias, hechas en condiciones estándar para los clientes y de escasa relevancia, entendiendo por tales aquéllas cuya información no sea necesaria para expresar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la entidad.
• Utilizar el nombre de la sociedad o invocar su condición de administrador para influir indebidamente en la realización de operaciones privadas.
• Hacer uso de los activos sociales, incluida la información confidencial de la compañía, con fines privados.
• Aprovecharse de las oportunidades de negocio de la sociedad.
• Obtener ventajas o remuneraciones de terceros distintos de la sociedad y su grupo asociadas al desempeño de su cargo, salvo que se trate de atenciones de mera cortesía.
• Desarrollar actividades por cuenta propia o cuenta ajena que entrañen una competencia efectiva, sea actual o potencial, con la sociedad o que, de cualquier otro modo, le sitúen en un conflicto permanente con los intereses de la sociedad.

Por último, hay que tener en cuenta respecto a este deber de lealtad que:

• Salvo casos especiales autorizados por la junta, el régimen relativo al deber de lealtad y a la responsabilidad por su infracción es imperativo. No serán válidas las disposiciones estatutarias que lo limiten o sean contrarias al mismo.
• La infracción del deber de lealtad determinará no solo la obligación de indemnizar el daño causado al patrimonio social, sino también la de devolver a la sociedad el enriquecimiento injusto obtenido por el administrador.

RESPONSABILIDAD DEL ADMINISTRADOR

Dejamos para otro artículo la responsabilidad que asume el administrador de la sociedad en el ejercicio de su cargo.